Megtalálni egy aktát a bíróságon vagy egy ügyvédi irodában kész agyrém. Ki vette ki az irattárból vagy a polcról, és ki tette vissza? Mire az ember megtalál egy hiányzó aktát például egy ötemeletes épület 13 tárgyalótermében, elmegy a fél délelőtt, nem beszélve a futkosás miatt pocsékba ment energiáról és az érdemi munkából való kiesés okozta anyagi veszteségről.

Nos, a bírói hivataloknak és az ügyvédi irodáknak jól jön a rádiófrekvenciás azonosítás (rfid) az akták nyomon követéséhez – legalábbis Amerikában. A rendszerek egy része bonyolultabb a többinél, képes végig követni a dokumentumok mozgását végponttól végpontig, míg az egyszerűbb rendszerek csak azt regisztrálják, ki és mikor vitte el őket a helyükről. Gyakran rfid-s nyomkövető kézi készülékkel erednek a hiányzó akták nyomába.

S a legtöbb kritika éppen az emberi közreműködést éri a keresésben, hiszen éppen úgy kell lótni-futni a kézi keresővel, mint anélkül.

Ehelyett minden egyes aktát el kell látni második generációs epc-címkével, amelyet az akta nevével együtt regisztrálni kell a rendszerben. A címkéket tipikusan 180-240 centiméter távolságról lehet olvasni, de felturbózhatók úgy is, hogy akár három és fél méterről is szkennelhetők legyenek.

A fentebb említett példánál maradva, valamivel több mint 100 rfid-érzékelőt kell telepíteni bíróság-szerte, minden ügyintéző asztalára, a tárgyalótermekbe, a bírói szobákba, valamint a ki- és bejáratok mellé. A rendszer a legnagyobb megtakarítást a személyzet idejével hozza, ugyanis az aktákat a rendszer automatikusan követi, ahogy mozognak egyik helyről a másikra. A hiányzó akták megtalálásához pedig nem kell egyebet tenni, mint leülni a rendszer webes felülete elé, beütni a keresési paramétereket – s máris megvan, hová csapta le valaki az iratokat.

rfid akta epc bíróság